Las dos Hojas de cálculo más usadas en Linux son Gnumeric, la hoja de cáclulos del proyecto GNU y OpenOffice Calc de la suite del mismo nombre. Para aquellos que conozcan Excell de Word, el uso de esa hoja les resultará muy parecido.
Es de hacer notar que OpenOffice de Sun Microsistem se obtiene en forma gratuita tanto para Linux como para Windows, siendo una alternativa a la suite de MsOffice.
¿Qué es una hoja de cálculos?
Cuando en las oficinas empezaron a darse cuenta que se podía reemplazar total o parcialmente libros y calculadora por las hojas de cálculos vino una verdadera revolución en el concepto contable. Una co-listera me comentaba días pasados una anécdota respecto al uso (o mal uso) que aún hoy en día algunos siguen dando a las columnas y filas de una hoja de cáculo. Es que estas columnas no son solo para poner datos escritos con proligidad, sino que lo más importante es que nos permiten hacer cálculos matemáticos sobre los datos ingresados.
También se pueden utilizar como pequeñas bases de datos, aplicaciones tipo tabla y aún para imprimir gráficos de diferentes tipos que ilustren tendencias etc.
Abriendo OpenOffice.org Calc
Seguramente tenemos en el menú de inicio Open Office ya que Mandrake lo trae en forma predeterminada. Para poder abrirlo hay que ir a Inicio-->Oficina-->Hojas de cálculo-->OpenOffice.org Calc. Pero también es posible que ya tengamos abierto OpenOffice, en ese caso desde la pantalla de cualquier aplicación OpenOffice.org, podemos elegir en el menú Archivo/Nuevo/Hoja de cálculo.
Observación de la Interfaz
Contamos con una completa barra de menús en la parte superior que nos permiten acceder a todas las funciones.
Barra de herramientas
Las barras de herramientas permiten acceso rápido e intuitivo a las funciones principales. Cuando mirando un iconito no llegamos a saber de qué se trata, podemos apuntando el ratón en el ícono en cuestión, obtener una pequeña leyenda-descripción de las funciones del mismo.
Teclas de atajo
También se pueden utilizar y personalizar atajos con el teclado que son combinaciones de teclas para realizar una acción determinada y que nos permiten ahorrar tiempo, especialmente en aquellas funciones repetitivas.
Por ejemplo, Ctrl-S guardará el documento.
Conocer todas las funciones
Mas allá de este pequeño archivo de ayuda, para un uso integral de OpenOffice.org Calc con todas sus funciones (que no son pocas) se puede acceder al sistema de ayuda así como también a http://www.openoffice.org/
Compatibilidad y Retrocompatibilidad
OpenOffice.org Calc permite ver y trabajar no solo en su formato propio sino en muchos otros, lo que hace que sea compatible con otras hojas de cálculo. También es posible guardar en distintos formatos, lo que permite ver un trabajo creado en Open Office desde otra suite, de acuerdo al formato guardado. Otra posibilidad es la de conversión ya que abriendo un trabajo en un formato podrá guardarse en otro. Esta es una de las características más importantes del conjunto de programas OpenOffice.org.
Para abrir un archivo, vamos a la barra de Menú y luego a Archivo/Abrir o bien podemos usar el Atajo del teclado: Ctrl-O.
Para hacer un archivo nuevo
De manera predeterminada, cuando se inicia OpenOffice.org Calc crea una hoja de cálculos nueva para utilizar. Si usamos Archivo/Nuevo se abrirá una hoja de cálculos nueva en otra ventana.
Guardando archivos Guardar y Guardar como ofrecen exactamente la misma interfaz. Guardar como permitirá cambiar el nombre de una hoja de cálculos abierta. Atajo del teclado: Ctrl-S.(Para el Guardar)
ArchivoGuardar como Funciones básicas
Básicamente ingresaremos valores estáticos en cada una de las celdas y luego se van definiendo sobre ellas mismas o en celdas cercanas algunas operaciones matemáticas. Se puede utilizar con facilidad cualquier fórmula matemática, desde simples sumas hasta relaciones y promedios complejos. Dentro de las celdas, las fórmulas se definen con un signo =. Habrá también valores sobre los que no se deben llevar a cabo operaciones de ningún tipo y permanecerán estáticas.
Operaciones simples
Se podrán realizar sumas, restas multiplicación y división sobre algún número o celda en particular. Los paréntesis permiten indicar cómo se separarán términos.
=2+2
=3-2
=C1/C4
=6XC3
=(2+3(c2))/3
Funciones
Hay muchísimas funciones ya predeterminadas que van de simples a complejas y que servirán para trabajar más facilmente sin necesidad de pensar cómo elaborar las funciones. Serán muy pocos los casos en que haya que hacer una función, seguramente, en la mayoría de los casos estas ya figuran.
Algunos ejemplos: =sum(c3,d24)
También se puede especificar un rango de celdas sobre el cual debe operar una función. =sum(c2:c23) sumará los valores de cada celda entre c2 y c23. =average(a1:a5) calcula el promedio de los valores comprendidos entre las celdas a1 y a5. Se pueden combinar operaciones simples con funciones. Como en la fórmula siguiente: =(c1+c3)/(average(c4:c50))
Dando formato a nuestro trabajo
Es posible modificar el formato o la apariencia de una o más celdas. Esto se puede lograr accediendo al menú Formato Celdas que ofrece las opciones más completas tales como tipo de datos, ajustes del borde, fondo, etc.
Características avanzadas
En más de una ocasión nos podemos encontrar con operadores que no estén demasiado interesados en conocer cómo trabajar con una Hoja de Cálculos, sino con una muy pequeña parte de ella y ciertas funciones solamente.
Los usuarios avanzados, pueden en estos casos, crear formularios e interfaces para usos específicos de OpenOffice.org Calc. De esta forma, personas casi sin conocimientos podrán aprovechar OO calc sin tener idea de la forma en que se maneja el programa en sí
También se puede utilizar como una base de datos simple, convertir formatos, definir plantillas, etc.
Un último detalle, ¡hay que combatir la inercia!. En física podríamos definir inercia como oposición a cualquier cambio. Pues bien, aquí también sucede que quienes estamos acostumbrados a usar otras hojas de cálculo, al principio sentimos cierta resistencia al ver que tal o cual cosa, está en otro lado o a primera vista nos cuesta saber la ubicación de algún elemento. Si logramos vencer la inercia de este primer momento, veremos que OpenOffice es una alternativa más que buena. Por otro lado la tendencia en oficinas al uso de Linux/Programas gratuitos, hace que quienes manejemos esta suite estemos en óptimas condiciones de tener mejores posibilidades laborales que aquellos que solo manejan las suites tradicionales.
